Reisekosten für Geschäftsreisen abrechnen (Teil 1 von 2)
Gültig bis einschliesslich 2013
Eine Geschäftsreise liegt vor, wenn ein Unternehmer/Freiberufler ausserhalb seiner Wohnung und regelmässigen Betriebsstätte/Praxis geschäftlich tätig wird.
Eine Dienstreise lag vor, wenn Arbeitnehmer ausserhalb Ihrer Wohnung und regelmässigen Betriebsstätte beruflich tätig wurden. Bei Arbeitnehmern sind Dienstreisen, Fahrtätigkeiten und Einsatzwechseltätigkeiten nun unter dem Begriff „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“ zusammengefasst.
Zu Reisekosten zählen:
- Fahrtkosten
- Verpflegungskosten
- Übernachtungskosten
- Reisenebenkosten
Achtung! Alleine die Reisekostenbelege abzuheften reicht für den Betriebsausgabenabzug nicht aus. Um den betrieblichen Anlass nachzuweisen ist es erforderlich, Reisekostenabrechnungen zu erstellen.
1. Fahrtkosten:
1.1 Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln
Aufwendungen für Strassenbahn, Bus, Bahn, Flugzeug, Taxi etc. sind in Höhe der nachgewiesenen Belege abzugsfähig.
1.2 Fahrten mit private Fahrzeugen
Wird für die Geschäftsreise ein privates Fahrzeug des Unternehmers oder ein anderes privates Fahrzeug genutzt, können die anhand eines Fahrtenbuchs nachgewiesenen und tatsächlich entstandenen Kosten oder, ohne Nachweis, folgende Pauschbeträge je gefahrenem Kilometer angesetzt werden:
Mit dem Ansatz von Kilometerpauschalen sind sämtliche Fahrzeugkosten abgedeckt.
1.3 Firmenfahrzeuge
Werden Firmenfahrzeuge genutzt, können neben den tatsächlich anfallenden Kosten wie Kraftstoff etc. nicht zusätzlich noch Km-Pauschalen geltend gemacht werden.
2. Verpflegungskosten
Für Verpflegungskosten können nur noch Aufwendungen in Höhe der Verpflegungspauschalen geltend gemacht werden. Auch tatsächlich nachgewiesen höhere Kosten können nicht angesetzt werden. Die Höhe der Pauschalen sind von der Abwesenheitsdauer abhängig und betragen bei Inlandsreisen:
| bei weniger als 8 Stunden | 0,00 € | |
| bei mindesten 8 Stunden, aber weniger als 14 Stunden | 6,00 € | |
| bei mindestens 14 Stunden, aber weniger als 24 Stunden | 12,00 € | |
| bei 24 Stunden (0 bis 24 Uhr) | 24,00 € | |
Die Abwesenheitszeiten bei mehreren Geschäftsreisen an einem Kalendertag sind zusammenzufassen.
Eine Geschäftsreise, die nach 16:00 Uhr beginnt und vor 8:00 Uhr am folgenden Tag endet, ist mit der gesamten Abwesenheitszeit dem Tag mit der überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen.
3. Übernachtungskosten
Die Übernachtungskosten für Geschäftsreisen im Inland und im Ausland sind in tatsächlicher Höhe, d. h. durch Belege nachzuweisen. Ein pauschaler Ansatz ist bei Geschäftsreisen auch im Ausland nicht möglich.
Die Kosten für Frühstück sind aus den Übernachtungskosten heraus zurechnen. Werden sie nicht separat ausgewiesen, sind sie pro Übernachtung mit (-) 4,80 € zu berücksichtigen, es sei denn, auf der Rechnung ist vermerkt, dass Kosten für Frühstück nicht enthalten sind.
Durch die Änderung des Umsatzsteuergesetzes zum 1.Januar 2010 wurde der Umsatzsteuersatz für Beherbergungsleistungen von 19 % auf 7 % heruntergesetzt. Die Auswirkungen auf eine eventuell in den Übernachtungskosten enthaltene Frühstückspauschale, die als Bewirtung an Ort und Stelle mit 19 % USt zu berücksichtigen ist, wurden dabei nicht bedacht. Dieses Problem wurde dadurch "gelöst", dass Nebenleistungen zur Übernachtung (Verpflegung, Telefon- und Internetnutzung, Pay-TV, Massagen, etc.) in einem Sammelposten als „Servicepauschale“ oder „Business-Package“ ausgewiesen werden können.
Bei Auslandsreisen können auch bei Dienstreisen Pauschalen für Übernachtungen geltend gemacht werden. Für einzelne Länder und Gebiete sind unterschiedliche Pauschbeträge zu beachten. Analog zu den Ausführungen von oben wird Frühstück mit 20 % des jeweils geltenden Verpflegungspauschbetrags berücksichtigt. Am Ende dieses Beitrages befindet sich ein Link, über den die Auslandsreisekostensätze als PDF-Datei heruntergeladen werden können.
Das für das Bundesreisekostengesetz zuständige Bundesinnenministerium hat zum 1. Januar 2012 eine Neufestsetzung der Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder vorgenommen. Bis dahin galten die mit BMF-Schreiben vom 17. Dezember 2009 bekanntgegebenen Pauschbeträge für 2010 auch für 2011 weiter.
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