Aufbewahrungsfristen

Für die Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen sind Fristen zu beachten, die in den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (§ 257 HGB), der Abgabenordnung (§ 147 AO) und des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 Abs. 1 UStG) geregelt sind.

Danach sind Bilanzen und Inventare, empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der Handels- oder Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und Rechnungen 10 Jahre aufzubewahren, sonstige Unterlagen 6 Jahre.

Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit Ablauf des Jahres, in dem die letzten Eintragungen gemacht worden sind oder das Schriftgut entstanden ist. Auch nach einer Betriebsprüfung dürfen Unterlagen nicht vor Fristablauf vernichtet werden.

Sobald die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, kann das Schriftgut vernichtet werden, es sei denn,

• es wird für eine begonnene Aussenprüfung benötigt,
• es betrifft vorläufig festgesetzte Steuern,
• es betrifft anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, 
• es betrifft schwebende oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartende
  Rechtsbehelfsverfahren.

Werden Unterlagen, auch versehentlich, vor Ablauf der Frist vernichtet, kann das erhebliche Nachteile haben. Die Folge können empfindliche Zuschätzungen aufgrund der wegen fehlender Belege nicht (mehr) ordnungsgemässen Buchführung sein. In Zweifelsfällen ist es also ratsam, die längeren Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Es ist nicht immer einfach, die Vielzahl unterschiedlicher Unterlagen den Fristen zuzuordnen. Die wichtigsten haben wir deshalb in einer Übersicht zusammengestellt.