ABC der korrekten Rechnungserstellung

(1)  Pflichtangaben

Ordnungsgemässe Rechnungen sind Voraussetzungen zum Betriebsausgabennachweis und zum Vorsteuerabzug. Achten Sie darauf, dass eingehende Rechnungen diesen Anforderungen entsprechen und bedenken Sie auch, dass dies ebenso für den Betriebsausgabennachweis und Vorsteuerabzug Ihrer Kunden gilt. Zudem sind Korrekturen für beanstandete Rechnungen zeitaufwändig.

Diese Angaben muss eine ordnungsgemässe Rechnung enthalten:

• Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
• die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum,
• eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder sonstigen Leistung,
• der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung  o d e r  bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Zahlung sofern der Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum (siehe 3.) identisch ist,
• Aufschlüsselung des Entgelts nach einzelnen Umsatzsteuerstätzen bzw. steuerbefreiungen (nur wenn die Umsätze unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen),
• jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
• den anzuwendenden Umsatzsteuersatz,
• den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder einen Hinweis auf die Steuerberfreiung,
• bei Leistungen innerhalb der EU die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.

(Entgelt = Nettobetrag)

(2)  Kleinbetragsrechnungen

sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag 100 Euro nicht übersteigt. Diese müssen mindestens folgende Angaben enthalten:

• Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
• das Ausstellungsdatum,
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder sonstigen Leistung,
• das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe und
• den anzuwendenden Umsatzsteuersatz oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Hinweis: Die Angabe der Steuernummer bzw. der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist hier nicht erforderlich.

(3)  Fehler und fehlende Angaben, Korrekturen

Eine Rechnung kann berichtigt werden, wenn sie nicht alle Pflichtangaben enthält oder Angaben in der Rechnung unzutreffend bzw. fehlerhaft sind.

(4)  Verträge über Dauerleistungen

(5)  Gutschriften

(6)  Aufbewahrung

Sowohl gestellte Rechnungen (Dublikate), als auch erhaltene Rechnungen (Originale) müssen gemaß § 14 b Abs. 1 UStG 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

(7)  Übermittlung (per Fax und e-Mail)